Digitalisierung, die DSGVO und Verwaltungs-Realität versteht
Wir arbeiten seit Jahren für Verwaltungen, kommunale Stellen
und öffentliche Träger. Daher wissen wir, wo Automatisierung
und KI rechtlich sicher umgesetzt werden können — und wo
nicht. Eigene Server in Deutschland, OZG-anschlussfähig,
ohne US-Cloud im Hintergrund.
Drei Themen, die in der Verwaltung gleichzeitig drücken
Verwaltungen stehen heute vor einer Mehrfach-Belastung:
Personalmangel bei wachsenden Aufgaben,
OZG-Pflichten mit klaren Fristen,
und strenge DSGVO-Anforderungen, weil sie
hochsensible Bürgerdaten verarbeiten. Genau in dieser Lage
ist Digitalisierung kein Selbstzweck mehr, sondern eine
Pflicht — aber sie muss sauber umgesetzt werden, sonst kommt
Aufsichtsbehörde oder Rechnungshof.
Sechs Anwendungsbereiche aus unseren Verwaltungs-Projekten
- Bürger-Anfragen kanalisierenEingehende E-Mails, Formulare, Telefon-Notizen werden automatisch nach Fachbereich vorsortiert. Routine-Auskünfte (Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Termin-Stand) beantwortet ein Chatbot — komplexe Anliegen gehen mit Vor-Zusammenfassung an die richtige Sachbearbeitung.
- Antrags-Vorprüfung mit KIEingereichte Anträge werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft. Fehlende Unterlagen werden vor der Bearbeitung beim Bürger nachgefordert — spart Bearbeitungs-Schleifen und verkürzt Durchlaufzeiten.
- Protokoll- und Beschluss-VerwaltungSitzungs-Protokolle, Beschluss-Vorlagen und Wiedervorlagen in einer durchsuchbaren Plattform. Eigene Nextcloud-Instanz mit Office-Funktion für die Mitschrift, ohne externe Cloud-Dienste.
- Personal- und Haushalts-BerichteDaten aus mehreren Fachsystemen (HR, Haushalt, Vergabe) werden für Bericht-Stichtage automatisch zusammengestellt. Dashboards für Verwaltungs-Spitze, Rohdaten bleiben in den Fachsystemen.
- Mehrsprachige Bürger-KommunikationMitteilungen, Formulare und Bescheid-Anhänge werden in mehrere Sprachen übersetzt — KI-gestützt, mit Fachprüfung. Erreicht Familien, die sonst Beteiligungs-Hürden haben.
- Akten-Suche & Vorgangs-TrackingEigene Wissens-Suche über interne Dokumente — Mitarbeitende finden Verfahren, Mustertexte und Präzedenz-Fälle ohne in fünf Aktenschränken zu suchen.
Wir kennen die zusätzlichen Anforderungen öffentlicher Stellen
Öffentliche Stellen unterliegen einer besonderen Datenschutz-
Prüfung. Wir berücksichtigen Datenschutzfolgenabschätzung
(DSFA), Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT),
Kontakt zur Aufsichtsbehörde und Vereinbarungen mit
behördlichem Datenschutzbeauftragten standardmäßig im
Projekt. KI-Modelle werden — wo Daten besonders sensibel
sind — auf
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betrieben. Auftragsverarbeitungs-Verträge sind Standard,
nicht Verhandlungspunkt.
Mit welchen Vorgaben wir vertraut sind
OZG / Onlinezugangsgesetz — Pflicht zur
digitalen Bürgerleistungs-Bereitstellung.
BITV 2.0 — barrierefreie Webauftritte
öffentlicher Träger.
EU-AI-Act (ab 02.08.2026) — Hochrisiko-KI-
Anwendungen brauchen Risikomanagement; wir bauen so, dass
Ihre Anwendungen möglichst in der minder-riskanten Kategorie
landen.
Vergaberecht — wir kennen die Anforderungen
an Leistungsbeschreibung, Mehrfachbeauftragung und
GWB-konforme Angebots-Struktur.
Was Verwaltungs-Verantwortliche oft fragen
Dürfen wir KI als Verwaltung überhaupt einsetzen?
Ja, sofern die Datenschutzfolgenabschätzung sauber dokumentiert ist und Datenflüsse in der EU bleiben. Für sensitive Daten setzen wir lokale KI-Modelle auf eigener Hardware ein — Daten verlassen das Haus nicht, auch nicht für Inferenz.
Wie verhält sich das mit dem EU-AI-Act?
Der EU-AI-Act greift ab 02.08.2026 für Hochrisiko-Anwendungen. Wir bauen Systeme so, dass sie möglichst nicht in diese Kategorie fallen — z. B. durch klare menschliche Freigabe-Stufen vor automatisierten Entscheidungen.
Können wir das über Förderung finanzieren?
Verwaltungen haben Zugang zu eigenen Förder-Töpfen (z. B. OZG-Mittel, landesspezifische Digitalisierungs-Programme). Für die Beratung selbst greifen klassische Verwaltungs-Beschaffungs-Verfahren. Wir kennen die Vergabe-Modi.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein — wir empfehlen explizit Etappen. Erst ein klar abgrenzbares Pilot-Vorhaben (z. B. ein Antragsverfahren, eine Bürger-Service-Strecke), dann Lessons Learned, dann Skalierung. So bleibt die Verantwortung in der Verwaltung.
Haben Sie Erfahrung mit Vergabeverfahren?
Ja. Wir liefern Leistungsbeschreibungen in vergaberechtskonformer Form, kennen die Grenzen für freihändige Vergabe und beschränkten Wettbewerb, und können bei Bedarf gemeinsam mit dem Vergabe-Referat eine saubere Ausschreibung vorbereiten.
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