Digitalisierung, die DSGVO und Verwaltungs-Realität versteht
Wir arbeiten seit Jahren für Verwaltungen und öffentliche Stellen. Deshalb wissen wir, wie man sicher automatisiert und mit KI arbeitet. Unsere Server sind in Deutschland. Wir benutzen keine US-Cloud.
Drei Themen, die in der Verwaltung gleichzeitig drücken
Verwaltungen haben heute viele Aufgaben. Es fehlt Personal, aber die Aufgaben werden mehr. Sie müssen OZG-Pflichten erfüllen und mit der DSGVO aufpassen. Bürgerdaten sind sehr sensibel. Deshalb ist Digitalisierung nötig. Aber sie muss richtig gemacht werden. Sonst gibt es Probleme mit der Aufsichtsbehörde.
Sechs Anwendungsbereiche aus unseren Verwaltungs-Projekten
- Bürger-Anfragen kanalisierenEingehende E-Mails, Formulare, Telefon-Notizen werden automatisch nach Fachbereich vorsortiert. Routine-Auskünfte (Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Termin-Stand) beantwortet ein Chatbot — komplexe Anliegen gehen mit Vor-Zusammenfassung an die richtige Sachbearbeitung.
- Antrags-Vorprüfung mit KIEingereichte Anträge werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft. Fehlende Unterlagen werden vor der Bearbeitung beim Bürger nachgefordert — spart Bearbeitungs-Schleifen und verkürzt Durchlaufzeiten.
- Protokoll- und Beschluss-VerwaltungSitzungs-Protokolle, Beschluss-Vorlagen und Wiedervorlagen in einer durchsuchbaren Plattform. Eigene Nextcloud-Instanz mit Office-Funktion für die Mitschrift, ohne externe Cloud-Dienste.
- Personal- und Haushalts-BerichteDaten aus mehreren Fachsystemen (HR, Haushalt, Vergabe) werden für Bericht-Stichtage automatisch zusammengestellt. Dashboards für Verwaltungs-Spitze, Rohdaten bleiben in den Fachsystemen.
- Mehrsprachige Bürger-KommunikationMitteilungen, Formulare und Bescheid-Anhänge werden in mehrere Sprachen übersetzt — KI-gestützt, mit Fachprüfung. Erreicht Familien, die sonst Beteiligungs-Hürden haben.
- Akten-Suche & Vorgangs-TrackingEigene Wissens-Suche über interne Dokumente — Mitarbeitende finden Verfahren, Mustertexte und Präzedenz-Fälle ohne in fünf Aktenschränken zu suchen.
Wir kennen die zusätzlichen Anforderungen öffentlicher Stellen
Öffentliche Stellen müssen den Datenschutz besonders beachten. Wir machen Datenschutz- Prüfungen als Standard. Wir denken an DSFA und VVT. Wir sprechen mit der Aufsichtsbehörde und arbeiten mit dem Datenschutzbeauftragten. KI nutzen wir auf sicheren Servern in Deutschland. Auftragsverarbeitungsverträge sind normal. Sie sind nicht verhandelbar.
Mit welchen Vorgaben wir vertraut sind
OZG ist ein Gesetz. Es verlangt digitale Angebote für Bürger. BITV 2.0 ist wichtig für barrierefreie Webseiten. Ab August 2026 gilt der EU-AI-Act. KI mit hohem Risiko braucht ein Risikomanagement. Wir bauen Anwendungen so sicher wie möglich. Vergaberecht beachten wir auch. Wir kennen alle Regeln für Ausschreibungen.
Was Verwaltungs-Verantwortliche oft fragen
Dürfen wir KI als Verwaltung überhaupt einsetzen?
Ja, sofern die Datenschutzfolgenabschätzung sauber dokumentiert ist und Datenflüsse in der EU bleiben. Für sensitive Daten setzen wir lokale KI-Modelle auf eigener Hardware ein — Daten verlassen das Haus nicht, auch nicht für Inferenz.
Wie verhält sich das mit dem EU-AI-Act?
Der EU-AI-Act greift ab 02.08.2026 für Hochrisiko-Anwendungen. Wir bauen Systeme so, dass sie möglichst nicht in diese Kategorie fallen — z. B. durch klare menschliche Freigabe-Stufen vor automatisierten Entscheidungen.
Können wir das über Förderung finanzieren?
Verwaltungen haben Zugang zu eigenen Förder-Töpfen (z. B. OZG-Mittel, landesspezifische Digitalisierungs-Programme). Für die Beratung selbst greifen klassische Verwaltungs-Beschaffungs-Verfahren. Wir kennen die Vergabe-Modi.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein — wir empfehlen explizit Etappen. Erst ein klar abgrenzbares Pilot-Vorhaben (z. B. ein Antragsverfahren, eine Bürger-Service-Strecke), dann Lessons Learned, dann Skalierung. So bleibt die Verantwortung in der Verwaltung.
Haben Sie Erfahrung mit Vergabeverfahren?
Ja. Wir liefern Leistungsbeschreibungen in vergaberechtskonformer Form, kennen die Grenzen für freihändige Vergabe und beschränkten Wettbewerb, und können bei Bedarf gemeinsam mit dem Vergabe-Referat eine saubere Ausschreibung vorbereiten.
Strategie-Gespräch zur Verwaltungs-Digitalisierung
Wir bieten 15 Minuten kostenlose Beratung. Das gilt auch für Behörden. Diese Zeit kann man gut einplanen. Mehr Infos zu Hosting oder Nextcloud gibt es auch.
