Digitalisierung, die DSGVO und Verwaltungs-Realität versteht.
Wir arbeiten seit Jahren für Verwaltungen, kommunale Stellen und öffentliche Träger. Daher wissen wir, wo Automatisierung und KI rechtlich sicher umgesetzt werden können — und wo nicht. Eigene Server in Deutschland, OZG-anschlussfähig, ohne US-Cloud im Hintergrund.
Drei Themen, die in der Verwaltung gleichzeitig drücken.
Verwaltungen stehen heute vor einer Mehrfach-Belastung: Personalmangel bei wachsenden Aufgaben, OZG-Pflichten mit klaren Fristen, und strenge DSGVO-Anforderungen, weil sie hochsensible Bürgerdaten verarbeiten. Genau in dieser Lage ist Digitalisierung kein Selbstzweck mehr, sondern eine Pflicht — aber sie muss sauber umgesetzt werden, sonst kommt Aufsichtsbehörde oder Rechnungshof.
Sechs Anwendungsbereiche aus unseren Verwaltungs-Projekten.
Bürger-Anfragen kanalisieren
Eingehende E-Mails, Formulare, Telefon-Notizen werden automatisch nach Fachbereich vorsortiert. Routine-Auskünfte (Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Termin-Stand) beantwortet ein Chatbot — komplexe Anliegen gehen mit Vor-Zusammenfassung an die richtige Sachbearbeitung.
Antrags-Vorprüfung mit KI
Eingereichte Anträge werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft. Fehlende Unterlagen werden vor der Bearbeitung beim Bürger nachgefordert — spart Bearbeitungs-Schleifen und verkürzt Durchlaufzeiten.
Protokoll- und Beschluss-Verwaltung
Sitzungs-Protokolle, Beschluss-Vorlagen und Wiedervorlagen in einer durchsuchbaren Plattform. Eigene Nextcloud-Instanz mit Office-Funktion für die Mitschrift, ohne externe Cloud-Dienste.
Personal- und Haushalts-Berichte
Daten aus mehreren Fachsystemen (HR, Haushalt, Vergabe) werden für Bericht-Stichtage automatisch zusammengestellt. Dashboards für Verwaltungs-Spitze, Rohdaten bleiben in den Fachsystemen.
Mehrsprachige Bürger-Kommunikation
Mitteilungen, Formulare und Bescheid-Anhänge werden in mehrere Sprachen übersetzt — KI-gestützt, mit Fachprüfung. Erreicht Familien, die sonst Beteiligungs-Hürden haben.
Akten-Suche & Vorgangs-Tracking
Eigene Wissens-Suche über interne Dokumente — Mitarbeitende finden Verfahren, Mustertexte und Präzedenz-Fälle ohne in fünf Aktenschränken zu suchen.
Wir kennen die zusätzlichen Anforderungen öffentlicher Stellen.
Öffentliche Stellen unterliegen einer besonderen Datenschutz- Prüfung. Wir berücksichtigen Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Kontakt zur Aufsichtsbehörde und Vereinbarungen mit behördlichem Datenschutzbeauftragten standardmäßig im Projekt. KI-Modelle werden — wo Daten besonders sensibel sind — auf selbst verwalteter Infrastruktur in Deutschland betrieben. Auftragsverarbeitungs-Verträge sind Standard, nicht Verhandlungspunkt.
Mit welchen Vorgaben wir vertraut sind.
OZG / Onlinezugangsgesetz — Pflicht zur digitalen Bürgerleistungs-Bereitstellung. BITV 2.0 — barrierefreie Webauftritte öffentlicher Träger. EU-AI-Act (ab 02.08.2026) — Hochrisiko-KI- Anwendungen brauchen Risikomanagement; wir bauen so, dass Ihre Anwendungen möglichst in der minder-riskanten Kategorie landen. Vergaberecht — wir kennen die Anforderungen an Leistungsbeschreibung, Mehrfachbeauftragung und GWB-konforme Angebots-Struktur.
Standorte für Verwaltungs-Projekte.
Philipp Herrmann
Inhaber DigElite, begleitet seit Jahren Verwaltungs-Digitalisierung bei Kommunen, Verbänden und öffentlichen Trägern. Vertraut mit OZG-, BITV- und Vergabe-Anforderungen — gestaltet das Erstgespräch anschlussfähig an Ihr Vergabe-Referat und Ihren DSB.
Was Verwaltungs-Verantwortliche oft fragen.
Dürfen wir KI als Verwaltung überhaupt einsetzen?
Ja, sofern die Datenschutz-Folgenabschätzung sauber dokumentiert ist und Datenflüsse in der EU bleiben. Für sensitive Daten setzen wir lokale KI-Modelle auf eigener Hardware ein — Daten verlassen das Haus nicht, auch nicht für Inferenz.
Wie verhält sich das mit dem EU-AI-Act?
Der EU-AI-Act greift ab 02.08.2026 für Hochrisiko-Anwendungen. Wir bauen Systeme so, dass sie möglichst nicht in diese Kategorie fallen — z. B. durch klare menschliche Freigabe-Stufen vor automatisierten Entscheidungen.
Können wir das über Förderung finanzieren?
Verwaltungen haben Zugang zu eigenen Förder-Töpfen (z. B. OZG-Mittel, landesspezifische Digitalisierungs-Programme). Für die Beratung selbst greifen klassische Verwaltungs-Beschaffungs-Verfahren. Wir kennen die Vergabe-Modi.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein — wir empfehlen explizit Etappen. Erst ein klar abgrenzbares Pilot-Vorhaben (z. B. ein Antragsverfahren, eine Bürger-Service-Strecke), dann Lessons Learned, dann Skalierung. So bleibt die Verantwortung in der Verwaltung.
Haben Sie Erfahrung mit Vergabeverfahren?
Ja. Wir liefern Leistungsbeschreibungen in vergaberechts-konformer Form, kennen die Grenzen für freihändige Vergabe und beschränkten Wettbewerb, und können bei Bedarf gemeinsam mit dem Vergabe-Referat eine saubere Ausschreibung vorbereiten.
Bleiben die Daten in Deutschland?
Ja. Wir betreiben Verwaltungs-Anwendungen ausschließlich auf selbst verwalteter Infrastruktur in deutschen Rechenzentren. Keine US-Cloud, keine Subdienstleister außerhalb der EU.
Strategie-Gespräch zur Verwaltungs-Digitalisierung.
15 Minuten kostenfrei — auch für Behörden-Vertretungen mit knappem Kalender gut planbar.
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