E-Mail-Auto-Antwort mit KI — Vorschlag oder Auto-Versand.
Der DigElite-E-Mail-Chatbot verbindet sich per IMAP mit dem Service-Postfach des Kunden, klassifiziert eingehende Nachrichten und erstellt auf Basis der eigenen Wissensbasis einen Antwortentwurf — wahlweise als Vorschlag im Postfach (klassischer „Antwort-im-Entwurf-Ordner") oder als automatischer Versand bei hoher Antwort-Sicherheit. Antwort-Sicherheits-Schwellen sind je Anliegen konfigurierbar. Standard ist „Vorschlag, kein Auto-Versand". Jede automatisch versendete Antwort enthält einen Hinweis auf den KI-Einsatz und eine Rückfall-Ansprechperson.
Wie der E-Mail-Bot Standard-Anfragen entlastet, ohne Vertrauen zu verspielen.
Stufe 1 — Klassifikation
Eingehende Mails werden in Kategorien einsortiert (Standard: Anfrage / Reklamation / Termin-Wunsch / Spam / Unklar). Pro Kategorie ist hinterlegt, ob überhaupt eine KI-Antwort erzeugt wird oder die Mail direkt an einen Bearbeiter geht.
Stufe 2 — Antwort-Entwurf aus der Wissensbasis
Ist die Kategorie KI-fähig (z. B. „Anfrage zu Öffnungszeiten" oder „Termin-Wunsch"), generiert der Bot einen Antwort-Entwurf aus der freigegebenen Wissensbasis — mit Quellenangabe intern, ohne Quellenangabe im Antwort-Mail-Body (wirkt sonst befremdlich). Der Entwurf landet im Entwurfs-Ordner des Postfachs.
Stufe 3 — Versand-Modus konfigurierbar
Zwei Modi: „Vorschlag" (Standard) — Bearbeiter prüft, klickt Senden. Oder „Auto-Versand mit Schwelle" — Bot sendet selbständig, wenn die Antwort-Sicherheit über einer definierten Schwelle liegt. Auto-versendete Mails enthalten Pflicht-Hinweise: KI-Hinweis, Modell-Nennung auf Anfrage, Rückfall-Kontakt zu einem Menschen.
Workflow zur Auto-Antwort.
1. Postfach anbinden & Kategorien definieren
IMAP-Zugang, Klassifikations-Kategorien, pro Kategorie der Bearbeitungs-Pfad (KI-Vorschlag / KI-Auto-Versand / direkt an Mensch).
2. Wissensbasis testen
20–50 historische Anfragen werden vom Bot beantwortet, wir prüfen Qualität, Quellen, Schwellen. Falsch-Positive werden in Kategorien-Regeln zurückgespielt.
3. Live mit Schwelle „Vorschlag"
Auto-Versand wird erst freigeschaltet, wenn der Vorschlags-Modus stabil läuft und das Team Vertrauen hat. Die Schwelle für Auto-Versand wird Kategorie für Kategorie hochgezogen.
Beispiel: Hausverwaltung mit mehreren hundert Einheiten — täglich zweistellige Mail-Zahl.
Eine Hausverwaltung mit mehreren hundert betreuten Einheiten bekommt täglich eine mittlere zweistellige Mail-Zahl an info@. Mehr als die Hälfte sind Standard-Fragen: „Wann ist die nächste Eigentümerversammlung?", „Wie reiche ich einen Reparatur-Antrag ein?", „Wann kommt die Betriebskostenabrechnung?". Wir bauen Kategorien, indizieren Hausordnungen und Verwaltungs-FAQ. Im ersten Quartal läuft alles im Vorschlags-Modus, Sachbearbeiter sparen pro Mail einige Minuten. Im zweiten Quartal wird Auto-Versand für „Eigentümerversammlung" und „Standard-Reparatur-Anweisung" freigegeben — mit KI-Hinweis und Rückfall-Kontakt im Footer.
„E-Mail-Automation ist ein Vertrauens-Thema. Wir bauen den Bot deshalb so, dass er als Entwurfshelfer startet und erst dann selbständig versendet, wenn Kategorie für Kategorie nachgewiesen ist, dass er die Antwort wirklich kann."
— Philipp Herrmann, Gründer DigElite
Was Interessenten vor dem Einsatz fragen.
Wie verhindere ich, dass der Bot eine falsche Antwort verschickt?
Drei Schichten Sicherheit: Erstens läuft im Standard nur der Vorschlags-Modus — ein Mensch klickt jede Antwort frei. Zweitens ist die Auto-Versand-Schwelle hoch eingestellt (typisch: nur wenn der Retrieval-Score über 0.85 liegt). Drittens versendet der Bot bei Auto-Versand immer mit KI-Hinweis und Rückfall-Kontakt, damit die Empfänger schnell korrigieren können.
Welche E-Mail-Provider funktionieren?
Alles, was IMAP/SMTP spricht: eigene Mailserver, Microsoft 365, Google Workspace, mailbox.org, IONOS-Mail, Strato-Mail, Posteo. Bei Microsoft 365 empfehlen wir die OAuth2-Anbindung statt App-Passwort. Anmeldedaten liegen verschlüsselt in der WordPress-DB des Kunden.
Was passiert mit personenbezogenen Daten in den Mails?
Mail-Inhalte werden zur Klassifikation und Antwort-Generierung an das gewählte LLM geschickt. Bei Aleph Alpha Luminous bleibt das in Deutschland, bei Mistral in Frankreich, bei Llama on-premise im Kunden-Hosting. Wir empfehlen für E-Mail-Use-Cases ausdrücklich Aleph Alpha oder Llama on-premise — Mail-Inhalte sind oft sensibler als Webchat-Anfragen.
Wird der KI-Hinweis nicht als unprofessionell empfunden?
Der AI Act verlangt Transparenz. Wir formulieren den Hinweis dezent — typisch: „Diese Antwort wurde automatisch erstellt. Bei Rückfragen erreichen Sie [Name] direkt unter [E-Mail]." Empfänger schätzen die Ehrlichkeit, und Sie sind rechtlich abgesichert. Im Vorschlags-Modus (Mensch sendet) entfällt der Hinweis übrigens.
Wo Sie weiterlesen.
Diese Funktion gehört zur DigElite-Chatbot-Familie — schauen Sie sich die Produkt-Übersicht oder die thematisch nahen Cluster an.
Service-Chat auf der Webseite
Gleicher Wissensbestand, andere Schnittstelle.
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Wissensdatenbank (RAG)
Antwortbasis für jeden E-Mail-Entwurf.
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DSGVO-konformer Chatbot
KI-Transparenz im Auto-Versand.
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DigElite Chatbots — Übersicht
Pillar mit allen Cluster-Themen.
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15 Minuten reichen für den Eindruck.
Wir schreiben unseren eigenen Chatbot auf nordzypern.live live an und zeigen Ihnen, wie er aus echten Dokumenten antwortet, wo er ehrlich „weiß ich nicht" sagt und wie er an einen Menschen übergibt. Kein Sales-Pitch, kein Folie 47.
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